La empresa nació en 1919 como herrería en Zeeland. Herraba caballos, reparaba maquinaria agrícola y más tarde vendía maquinaria agrícola. Hoy en día, P. Van Eijzeren es un constructor de maquinaria industrial y una empresa de construcción. En 2019, la empresa lanzó su propia marca Fentum, especializada en el desarrollo y la construcción de maquinaria agrícola.
El coordinador de KAM/VGM, Frank Wouters, trabajó al principio con un sistema de manuales e inscripciones en papel. Era difícil encontrar las cosas y las nuevas versiones de los documentos hacían que el manual creciera rápidamente más allá de sus límites. Puede que toda la documentación se guardara ordenadamente en carpetas, pero en realidad no se podía hablar de un sistema vivo. Los días previos a una auditoría eran siempre estresantes. La gestión de la calidad no estaba muy extendida en la organización.
El primer intento de automatización acabó no saliendo como se deseaba. El sistema utilizado por P. Van Eijzeren no facilitaba cada vez más las necesidades en el marco de la VCA (Safety Checklist Contractors). Ajustar el sistema a sus propias necesidades era muy difícil y estaba claro que la empresa tenía que buscar un software que ya fuera flexible de por sí y que pudiera ajustar fácilmente a su propia situación y necesidades. Tras una amplia selección, ISO2HANDLE se reveló como la plataforma de software ideal.
Frank y su equipo directivo eligieron ISO2HANDLE tras una exhaustiva evaluación porque el programa destaca por su flexibilidad y funcionalidad.
"Puede diseñar su entorno de modo que el sistema respalde mejor sus objetivos empresariales. Su manual de calidad puede configurarse exactamente como usted quiera. Y esa es la base de su propio sistema de calidad.
En cualquier parte de su manual puede establecer conexiones con información subyacente, formularios y flujos de trabajo. Los formularios pueden configurarse de forma muy inteligente para que activen automáticamente notificaciones y flujos de trabajo. Esos formularios recuperan automáticamente información de bases de datos y formularios de origen durante las inscripciones.
La conclusión es que se puede establecer un sistema de trabajo enormemente eficaz. En la práctica, eso significa que tienes que dedicar menos tiempo a cuestiones ejecutivas y puedes dedicar más tiempo a gestionar realmente la calidad. A nuestros empleados también les resulta un sistema agradable para trabajar porque todo lo que tienen que hacer también se puede hacer a través de sus smartphones.
Las entrevistas de inicio de trabajo, por ejemplo, se preparan ahora con antelación mediante ingeniería y son completadas y firmadas por los propios empleados a través de sus smartphones después de la entrevista. De este modo, toda la información necesaria está disponible inmediatamente al comienzo de cada nueva misión. La reacción de los empleados es muy positiva. Experimentan inmediatamente el valor del sistema. Y eso es solo un ejemplo".
Trabajar con ISO2HANDLE ha aportado más tranquilidad y visión de conjunto, según Frank. Además, la calidad está más presente en la organización.
"Con un software flexible como ISO2HANDLE, puedes crear un sistema vivo y configurarlo completamente a tu medida. Eso no se puede hacer con un sistema en papel con carpetas guardadas en algún armario.
Ahora todo tiene su propio lugar y no hay que volver a buscar. Si cambias algo en un sitio, también encontrarás ese cambio dondequiera que vuelva esa información.
Las matrices de referencia también son ideales. Siguen la estructura de alto nivel de la ISO y muestran exactamente dónde se puede encontrar cada parte de la ISO en su propio sistema. El auditor del SCC quedó positivamente sorprendido por ISO2HANDLE y también reconoció inmediatamente lo bien que P. Van Eijzeren tenía sus asuntos en orden."
"Al principio, todas las posibilidades te marean un poco. Podría decirse que pasé por una empinada curva de aprendizaje en los primeros meses. Pero ahora que todo está como yo quiero, puedo leer y escribir con él.
He tenido muy buena y personal ayuda de ISO2HANDLE. También cogí un paquete de una hora para recibir ayuda justo en el momento de la compra. Y eso funciona muy bien. Simplemente tenía horas de ayuda disponibles y pude utilizarlas para realizar algunos deseos específicos. Todo fue muy bien, eficiente y rápido.
Con todo, ya estamos en marcha. Sigo completando y ampliando mi KMS ISO2HANDLE. Pero con lo que hay, ya podemos decir que podemos hacer más en menos tiempo y también que estamos trabajando eficazmente para mejorar nuestra calidad.
Y esto último es obviamente muy importante cuando se fabrican productos y máquinas tan bellos como los nuestros".
