Cómo empezó
Durante una breve charla, Jasmijn, de RRHH de MANA, nos contó más cosas sobre el orden y la estructura que MANA ha conseguido hasta ahora con un nuevo sistema de gestión establecido por MANA mediante el software ISO2HANDLE.
Acerca de MANA Vehículos Comerciales
MANA Bedrijfswagens tiene sedes en Breda, Den Bosch, Goes, Roosendaal y Tilburg y cuenta con unos 85 empleados. La empresa es concesionario de MAN Vehículos Comerciales y vende y entrega camiones y vehículos comerciales nuevos y de ocasión. Además, MANA Bedrijfswagens es Volkswagen Service Partner. Desde enero de 2020, la empresa es propiedad de Fred van der Heijden y está más preparada que nunca para el futuro.
¿Con qué se encontró MANA?
Ausencia de una visión general de todos los documentos, imposibilidad de encontrar los documentos, falta de conocimiento de las tareas (en curso), registros duplicados, un sistema que no funciona para la organización. MANA indicó que su organización necesitaba más orden y estructura en toda la documentación. Poco después de la adquisición, MANA tuvo que volver a obtener la certificación ISO 9001. Esto puso de manifiesto que aún quedaba mucho trabajo para preparar la auditoría, afirma Jasmijn, de RRHH. Llevó bastante tiempo y sin duda es un punto a tener en cuenta en el futuro. Querían profesionalizar el sistema de gestión empresarial. MANA consultó a un consultor externo para dar este paso de profesionalización y recibió algunos consejos sobre cómo llevarlo a cabo.
"Junto con ISO2HANDLE, estudiamos cómo podíamos establecer el sistema de gestión para que el sistema nos funcione a largo plazo. Con el objetivo final de tener más estructura y visión en nuestro sistema de gestión empresarial para todas nuestras sucursales.''
Al crear su propio sistema de gestión, puede responder a preguntas como:
- ¿Cómo y en qué momento se hace visible determinada información?
- ¿Qué campos son visibles para todos y cuáles no?
- ¿Qué aspecto tiene nuestro cuadro de mandos?
- ¿Qué flujos de trabajo se automatizarán?
Plan de acción
Nos pusimos manos a la obra para crear orden y visión de conjunto. Descubrimos que es bueno disponer de un sistema de gestión que se pueda configurar a nuestro antojo y ampliar cuando sea necesario. La flexibilidad de ISO2HANDLE sentó las bases para ello. Tras dos sesiones de formación sobre el uso de ISO2HANDLE, algunas preguntas sobre el sistema y ayuda para aplicar los principios básicos, pronto pudimos empezar a crear nuestro propio sistema de gestión.
Los deseos de MANA
- Ser capaz de construir formularios por sí mismo
- Orden y estructura de todos los documentos
- Un cuadro de mandos para conocer la organización
- Abierto a todos
- En última instancia, esto dio lugar a que MANA construyera ahora un sistema de gestión acorde con sus necesidades y su visión.
Resultados
Mana Bedrijfswagens es la prueba de que crear uno mismo un sistema de gestión empresarial funciona. En poco tiempo se implantó en la sede central y se dio el primer paso. Ahora estamos avanzando hacia el siguiente paso: la digitalización dentro de MANA en todas las sucursales. Un sistema que funcionará para nosotros.
¿Por qué elige MANA ISO2HANDLE?
Durante la búsqueda de un sistema de gestión adecuado, ISO2HANDLE acudió al asesoramiento de un consultor externo.
"Elegimos ISO2HANDLE por su refrescante perspectiva de los sistemas de gestión, su facilidad de uso y su aspecto, pero, sobre todo, porque en este sistema podemos construir nosotros mismos nuestro propio sistema de gestión empresarial y los formularios asociados."
