Actualización importante: nuevo diseño con potentes funciones.
Un sistema de gestión de la calidad, en adelante SGC, es una herramienta de gestión para garantizar y mejorar la calidad de las operaciones. El sistema hace visibles los procesos críticos de la organización, si las peticiones de los clientes se procesan correctamente y a tiempo, y si sus clientes están satisfechos o incluso fidelizados. En otras palabras, como empresa, ¿lo que dice "lo que hace" también se corresponde con la realidad: "hace lo que dice"? Al fin y al cabo, todo cliente quiere recibir la calidad por la que ha pagado. Es de todos los tiempos que nos gusta que nos den calidad. En la Edad Media, por ejemplo, la calidad se aseguraba a través de los gremios. En un gremio se intercambiaban conocimientos y experiencia. Los nuevos miembros del gremio recibían formación en el oficio. Tras esta formación, un aprendiz podía ser reconocido como artesano. A menudo, este gremio tenía el derecho exclusivo a ejercer ese oficio, lo que garantizaba un trabajo de calidad. El trabajo en gremios es cosa del pasado desde hace tiempo, pero puede considerarse precursor de un sistema de gestión.
La primera norma ISO 9001 oficial para la gestión de la calidad data del 15 de marzo de 1987 y tiene su origen en las Allied Quality Assurance Publications (AQAP) de 1969. Se redactaron en el seno de la OTAN y, por tanto, tienen su origen en la industria militar.
La OTAN desarrolló las normas de calidad para sus proveedores. El principal motivo era garantizar que se entregaban al frente los materiales adecuados y de alta calidad en el momento oportuno. Como proveedor, tenías que cumplir este estándar, de lo contrario no se te permitía realizar entregas.
Desde 1987, la norma ISO 9001 se ha revisado y reeditado periódicamente. En los Países Bajos, esta norma se denomina oficialmente NEN-EN-ISO 9001:2015. Esta norma sucedió a su predecesora de 2008. La nueva norma se basa en la Estructura de Alto Nivel (HLS), que es una piedra angular y aplicable a todos los sistemas de gestión. Esta estructura se aplica a muchas otras normas ISO y, por tanto, permite integrar fácilmente un sistema de gestión de la calidad con otro sistema de gestión, como el de medio ambiente, salud y seguridad en el trabajo y/o seguridad de la información.
Además de que las empresas y organizaciones utilizan un sistema de gestión de la calidad para mejorar sus propios procesos, trabajar con un sistema de gestión de la calidad tiene otras ventajas.
Por muy bien que funcione su empresa, de vez en cuando, cuando se entrega el producto o se presta el servicio, sigue habiendo quejas sobre la calidad suministrada.
Puede referirse a varios aspectos. Por ejemplo, sobre la fiabilidad de la entrega, el servicio prestado o los productos que no cumplen las especificaciones acordadas. Un sistema de gestión de la calidad ayuda a identificar las causas, establecer acciones de mejora y asegurar el resultado. Al fin y al cabo, lo que se quiere es evitar que el problema se repita en el futuro.
Otra motivación es que quiere que la empresa funcione con la mayor eficacia posible.
Un sistema de gestión de la calidad puede ser un apoyo importante en este sentido. Al fin y al cabo, trabajar con un sistema significa tener en cuenta todo el proceso de producción o entrega. Considerar el rendimiento individual de cada empleado limita las posibilidades de eficiencia. Trabajar con un sistema significa que todas las actuaciones conjuntas dentro del proceso de negocio de sus empleados pueden conducir a una eficiencia aún mayor en lugar de mirar el rendimiento de sus empleados individualmente.
Trabajar con un sistema de gestión de la calidad significa pensar en términos de procesos. El trabajo basado en procesos suele ofrecer respuestas útiles: ¿se ajustan bien los procesos? ¿Dónde hay ineficiencias y riesgos en los procesos y cómo pueden resolverse? ¿Quién es realmente el responsable del proceso?
Al implantar un sistema de gestión de la calidad, una empresa suele aspirar también a un cambio de cultura. Un cambio que conduzca a una cultura que busque continuamente formas de mejorar la calidad de los productos o servicios. Esto se debe a que los empleados perciben que la empresa en la que trabajan quiere mejorar continuamente. Si su empresa difunde esta idea, un buen efecto secundario es que la satisfacción de los empleados también suele aumentar.
Cada vez son más los clientes que exigen que sus proveedores cumplan requisitos de calidad como la norma ISO 9001. Esto hace tiempo que dejó de limitarse sólo a la OTAN, que lo pedía con su norma AQAP. Con un sistema de gestión de la calidad correctamente implantado, a la mayoría de las empresas no les resultará difícil certificarse conforme a la norma ISO 9001. La certificación de un sistema de gestión de la calidad suele considerarse un logro supremo: un sistema bien implantado. Con la certificación, un tercero, el organismo certificador, ha examinado y evaluado si su empresa funciona también de acuerdo con la norma ISO.
La evolución ha sido rápida en los últimos años. Mientras que en la época de los gremios aún se trabajaba con pergamino y a finales del siglo pasado con papel, la época actual se caracteriza por la digitalización. Un sistema de gestión de la calidad digitalizado tiene todas las ventajas para trabajar digitalmente. ¿Quiere saber más sobre las ventajas de trabajar digitalmente? Entonces lea nuestro libro blanco. Con respecto a las cinco ventajas mencionadas, ISO2HANDLE puede respaldarlas de la siguiente manera:
Dentro del sistema de gestión de calidad de ISO2HANDLE, es posible establecer las causas por las que se desea analizar las reclamaciones, en qué departamento se originaron y qué costes de reparación se generaron. Esta información proporciona datos para dirigir y realizar medidas de mejora, así como notificaciones para estar bien informado sobre si las medidas se están llevando a cabo. Creando sus propios gráficos, es fácil ver dónde están las mayores áreas de mejora en su organización.
Un sistema de gestión de calidad dentro de ISO2HANDLE se configura como un sistema. Todos sus empleados pueden registrar de forma activa y rápida los registros de calidad y recuperar los acuerdos También queda claro rápidamente para todos cuál es el rendimiento del sistema de gestión de la calidad.
Su empresa siempre puede decidir cómo se describen sus propios procesos.
ISO2HANDLE admite cualquier forma de descripción. Una forma especial de descripción de procesos es el Turtlediagram. Este diagrama le permite mapear de forma rápida, inteligente y coherente las distintas disciplinas: cómo se establecen los procesos en su organización y cuál es su rendimiento, quién es competente, qué recursos se utilizan y cómo se mide este rendimiento. Dentro de ISO2HANDLE, es posible organizar estos diagramas de forma sencilla.
Dado que todas las medidas de mejora pueden asegurarse en el sistema, esto también puede aclararse rápidamente. El ciclo PDCA se refleja claramente en los registros introducidos en el sistema. Por tanto, buscar documentos que lo demuestren es cosa del pasado.
Si configura su sistema de gestión de calidad en ISO2HANDLE, un organismo certificador tiene la opción de acceder a su sistema. De este modo, ya no tendrá que buscar usted mismo toda la documentación y los registros que le pida el auditor del organismo certificador. Éstos ya están disponibles en ISO2HANDLE y pueden ser revisados por el auditor. Esto significa que las auditorías externas pueden llevarse a cabo más rápidamente con menos carga para su organización durante esta auditoría.
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